Отдел по работе с заказчиком и обращению с объектами исследований

Группа приема проб и оформления документации Испытательного центра ФГБУ «ВНИИЗЖ» создана для обслуживания Заказчиков. В данном подразделении Испытательного центра проводится прием образцов. Все поступившие образцы регистрируются, шифруются, обезличиваются и передаются на исследования в Испытательный центр.

После выполнения исследований и получения результатов в отделе оформляется Протокол испытаний.

Прием образцов сотрудниками отдела осуществляется:

с понедельника по среду – с 8.00 до 16.40;
с четверга по пятницу – с 8.00 до 15.40;
пятница – не приемный день для проб на микробиологические исследования.

Прием образцов для исследований после указанного времени производится только по разрешению руководителя Испытательного Центра.

Отбор проб продукции производится специалистами Заказчика, в соответствии с «Методическими указаниями по отбору проб пищевой продукции животного и растительного происхождения, кормов и кормовых добавок с целью лабораторного контроля их качества и безопасности», утверждёнными Заместителем Руководителя Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору (от 21 мая 2009 г.) или в соответствии с другими действующими нормативными документами РФ.

При приеме образцов сотрудники проверяют правильность заполнения и информативность «Заявки на проведение лабораторных исследований (испытаний)» и «Акта отбора образцов (проб)» (при его наличии).

Форма Заявки и рекомендуемая форма Акта размещены на сайте ФГБУ «ВНИИЗЖ» по адресу www.arriah.ru/ic, а также на информационном стенде отдела приема образцов для письменного заполнения.

Заявки принимаются в письменном виде в отделе приема образцов, по факсу ((4922) 52-99-22) или в электронном виде в формате PDF по адресу E-mail: ic@arriah.ru.

Сотрудники отдела проводят входной контроль образцов:

достаточность общего количества (либо единиц) образца в соответствии с «Требованиями к доставленному образцу пищевой продукции и кормов по видам исследований», размещенными на сайте ФГБУ «ВНИИЗЖ» и на информационном стенде в отделе приема образцов Испытательного Центра;
соответствие упаковки;
соблюдение режима доставки (если образец требуют особых условий хранения).

В Заявке в разделе «Дополнительная информация» записываются любые несоответствия и отклонения образцов от нормальных или требуемых условий, охарактеризованных в сопроводительных документах.

В случае заявления наряду с микробиологическими и других показателей, сотрудники информируют Заказчика о предоставлении отдельной упаковки образца для проведения микробиологических испытаний, что позволит ускорить процесс проведения исследований.

При необходимости (незначительное количество образцов, сохранение целостности большой упаковки) допускается процедура последовательного направления образцов на проведение исследований, при этом Заказчик информируется об увеличении сроков выполнения исследований в «Заявке на проведение лабораторных исследований (испытаний)».

При желании Заказчик может выбрать соответствующие методы исследований (испытаний), способные удовлетворить его требованиям. Ознакомиться с методами, применяемыми в Испытательном центре, Заказчик может на сайте ФГБУ «ВНИИЗЖ» в разделе «Испытательный центр» и на информационном стенде группы приема проб и оформления документации в «Перечне методов исследований пищевой продукции, продовольственного сырья и кормов. Стоимость и сроки исполнения». Если Заказчик не предъявляет требований к методам исследований (испытаний), то сотрудники отдела самостоятельно выбирают методы проведения исследований согласно заявленной области аккредитации.

В случае если Заказчик требует проведения исследований (испытаний), не входящих в область аккредитации, то Испытательный Центр в «Протоколе испытаний» не делает ссылку на аттестат аккредитации.

По желанию Заказчика возможен возврат остатков образца(-ов) после проведения исследований (кроме образцов поступивших на микробиологические, радиологические и молекулярно-биологические исследования), что отражается Заказчиком при оформлении Заявки.

На основании заявки сотрудники отдела оформляют счёт на оплату испытаний.

Испытательный Центр обеспечивает обратную связь с Заказчиками. В Центре применяется анкетирование Заказчиков.

Обратную связь с Заказчиком используют для улучшения системы менеджмента качества и обслуживания заказчиков, совершенствования испытаний.